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PowerPoint è lo strumento principe di ogni markettaro e in generale di chi vuole condividere il proprio punto di vista. E’ semplice (un sacco di cretinate virali lo sfruttano) e duttile (anche i generali USA lo sfruttavano per condividere piani di battaglia nella guerra in IRAQ) e quindi usatissimo da coloro che vivono o lavorano con un computer. Purtroppo saperlo usare è un concetto equivoco, molti pensano che saperlo usare voglia dire saper inserire foto (o, peggio, clipart), formattare il testo o inserire grafici e tabelle invece che far capire a chi lo legge cose vogliamo dire. Nella mia vita professionale ho avuto la fortuna di dover fare molte presentazioni per “audience” e progetti molto diversi ma anche la sfortuna di doverne leggere molti di ogni tipo e quindi ho qualche indicazione da condividere che può essere di qualche aiuto a chi vuole imparare o a chi vuole migliorare le proprie presentazioni. La mia attenzione non sarà sulle indicazioni tecniche, il curioso non scoprirà come inserire macro o costruire template, quanto su come utilizzarlo per costruire presentazioni che siano efficaci e che “vendano”. Nota bene: i punti non sono in ordine di importanza, sono tutti importanti più o meno allo stesso modo.

Una presentazione è un racconto – Partiamo dai fondamentali: una presentazione è un racconto, una storia, un piccolo romanzo. Non devi vedere una presentazione come una sequenza di slide ma vedere le slide come funzionali a raccontare la tua storia. Devi cercare di tenere alta l’attenzione e stimolare l’empatia del lettore verso la tua novella. Non devi chiederti se hai messo tutto quanto piuttosto se non hai più nulla da togliere.

Se lo usi per lavoro vuol dire che non sei più a scuola – Ci siamo passati tutti, fare un tema di 4 pagine andava bene, fare lo stesso tema ma impiegandoci 8 pagine ancora meglio. Visto che ci siamo noi (e ci sei anche tu) dall’altra parte, quella del lettore, vuol dire che non c’è pià la professoressa di italiano che da il voto sulla base della quantità di parole usate e quindi non puoi fare il furbo e usare questa patetica scorciatoia. Il fatto che a scuola insegnino questi sistemi e valutino meglio un brodo lungo come la quaresima piuttosto che una pagina ben scritta e argomentata è un problema che subiamo quotidianamente ma non sta a noi trovare soluzioni.

Il fatto che sia per lavoro non vuol dire che siamo obbligati a leggere quello che hai scritto – Non pensare che essendo lavoro sia una scusa per scrivere un milione di parole o di fare 200 slide. Anzi, meno parole troveremo scritte più saremo disposti ad ascoltarti e a cercare di capire il tuo ragionamento. Se non riesci a convincermi in fretta non riuscirai certo a farlo istupidendomi di chiacchiere.

Conosci gli obiettivi – Questo è un consiglio da amico: tutte le presentazioni che non mi hanno toccato o convito avevano questo problema di fondo, non erano state scritte per me (o per il mio gruppo di appartenenza). Magari di problemi ne avevano anche altri (prolisse, piene di dati, grafici o tabelle ecc.) ma il problema più diffuso è questo, chi le ha scritte non sapeva chi erano i destinatari e quali obiettivi aveva il documento. Senza sapere queste due cose si dicono troppe cose o troppo poche, si usano dati a supporto che non interessano o non si usano dei dati che invece erano fondamentali. Quando ti dicono di preparare una presentazione DEVI sempre farti spiegare chi la leggerà, in che contesto, per quali scopi. Una volta capite ste cose vedrai che la presentazione si scriverà da sola (o comunque sarà molto più facile scriverla)

Le parole sono importanti – Come per i romanzi non c’è la ricetta del successo ma cerca di spaziare, essere creativo, spiazzare il lettore. Se usi un tono “da presentazione” il tuo documento avrà un milione di concorrenti se sei originale ne avrai molti meno. Se non posso dirti con che italiano esporre i tuoi concetti posso sicuramente dirti che usare neologismi e inglesismi (tipo skillato, customizzato, implementare, brandizzato, performante ecc.) è il sistema più semplice per finire nel mucchio e sembrare uno dei tanti.

PowerPoint è un mezzo non un fine – Sembra una scemenza ovvia ma non lo è, il tuo lavoro non è fare una presentazione ma convincere il pubblico a compiere l’azione che vuoi o che vuole la tua azienda. Capisco che il tuo capo possa non essere un genio e che il tuo bonus di fine anno arriverà se lui è contento del tuo lavoro (la presentazione) e non le conseguenze del tuo sudore (vendere, convincere, dare un posizionamento ecc.) ma se vuoi fare strada devi per forza allargare le tue vedute e capire lo scenario nel suo complesso.

Usare le “clip art” è il massimo… del minimo – Sono contento che hai pensato a qualche elemento grafico per rendere la tua presentazione più leggibile, interessante o efficace ma se lo fai con le clip art (i disegnini che la buona Microsoft mette a disposizione di quelli con pessimo gusto) puoi stare sicuro di posizionare la tua presentazione al livello più basso possibile. Se non hai qualche minuto per andare sul web a cercare qualche immagine decente vuol dire che non hai rispetto per i tuoi lettori e loro (noi) lo capiremo e ti ricambieremo con la stessa moneta. Lascia queste fantastiche aggiunte a chi lavora in posta o al ministero o ad altri che come questi hanno a cuore la relazione con chi legge.

Una presentazione non un manuale – Una presentazione deve essere una sintesi, se vuoi fare un manuale o un articolo scientifico o altro meglio utilizzare qualche altro strumento costruito per questi scopi. PowerPoint è fantastico per condividere ragionamenti, contenuti, idee ma non è l’ideale per tutto, usalo con un po’ di sale in zucca e non costringere il tuo pubblico a odiosissime acrobazie visive.

Leggi, togli, rileggi, ritogli e via così fino a che non ci sarà una parola o una slide più di quelle indispensabili – Se scrivi 200 pagine per una presentazione non vuol dire che hai considerato tutto ma solo che non hai idea di quello che stai dicendo. Mai sentito parlare di “less is more”? I grandi venditori (guarda una presentazione di Steve Jobs per ispirarti) non ammazzano i loro clienti

Cambia spesso, cambia sempre – Sperimenta, cambia, modifica fino a che non trovi il tuo linguaggio – Non accontentarti di avere il linguaggio dell’industria (o della tua azienda o del tuo ufficio), cerca il tuo modo di esporre, sarà tutto più facile, sarà tutto più semplice, sarà tutto più efficace. Usa tutti gli elementi che ti sembra siano utili (immagini, musica, video) senza preoccuparti se nel tuo settore non sono ben viste, se servono a quello che stai cercando di far capire lotta perché il tuo capo capisca e te le faccia mettere.

Evita le transizioni, gli effetti del testo e tutte le cretinate del genere – Perdere qualche ora per far apparire tutte le frasi con animazioncine e cagate varie servono solo a far irritare il pubblico e ti classificano come un dilettante, un manovale delle presentazioni, un provinciale di PowerPoint e non uno che ha qualcosa da dire.